Um sicherzugehen, dass niemand unberechtigt Einblick in die Akten nimmt, bedarf es neben der Unterschrift einer Identitätsbescheinigung.
Diese stellen die zuständigen Einwohnermeldeämter aus oder, bei Vorlage des Personalausweises oder Reisepasses, die Mitarbeiter der Bundesbeauftragten.

Für Betroffene, Dritte und nahe Angehörige werden bei der Akteneinsicht keine Kosten erhoben. Für die Anfertigung von Kopien der Unterlagen ist ein geringer Betrag für den Verwaltungsaufwand und die Anzahl der Kopien zu zahlen.

Ersuchen öffentlicher Stellen werden kostenfrei bearbeitet, Ersuchen nicht-öffentlicher Stellen sind in der Regel kostenpflichtig.

Anträge von Wissenschaftlern und Journalisten zur historischen und politischen Aufarbeitung sind kostenpflichtig. Ausgenommen sind journalistische und wissenschaftliche Arbeiten für öffentliche Stellen des Bundes und der Länder.

Grundlage für Gebühren und Auslagen sind das Stasi-Unterlagen-Gesetz und die Kostenordnung; über die Höhe informiert das Kostenverzeichnis.